Datenschutz­hinweise für Kandidaten

Diese Hinweise gelten für alle Personen, die wir im Rahmen unserer Recruiting-Leistungen ansprechen oder die sich über uns bewerben. Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Havenport GbR
Stresemannstraße 87, 70191 Stuttgart
E-Mail: info@haven-port.com

2. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Angaben zu beruflichem Werdegang, Qualifikationen, Kenntnissen und Interessen, Ihre Bewerbungsunterlagen sowie Ihre Angaben zu Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit und Wechselbereitschaft.

Diese Daten stammen entweder von Ihnen selbst, etwa aus Ihrer Bewerbung oder unseren Gesprächen, oder aus Profilen in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und XING sowie aus Profilen in anderen sozialen Netzwerken, in denen Sie erkennbar beruflich auftreten, etwa als Berufs- oder Unternehmensprofil. Wir verwenden nur Angaben, die Sie dort für berufliche Kontakte sichtbar gemacht haben. Angaben aus privat genutzten Profilen verwenden wir nicht.

Bewerbung über unser Jobportal

Wenn Sie sich über unser Jobportal auf eine Stelle bewerben, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Profil-Link und Nachricht, Ihren Lebenslauf sowie die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Unser Webserver speichert die Bewerbung nicht, sondern leitet sie unmittelbar in unsere Recruiting-Software und an unser Postfach in Microsoft 365 weiter; Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet, um die Zahl der Bewerbungen je Stunde zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); sie wird nicht dauerhaft gespeichert.

Mit dem Absenden willigen Sie ein, dass wir Ihre Bewerbung bearbeiten und an das in der Stellenanzeige genannte Unternehmen weitergeben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Aufnahme in unseren Kandidatenpool für weitere Stellen erfolgt nur, wenn Sie das gesondert ankreuzen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Sie auf passende Stellen bei unseren Kunden anzusprechen, Ihre Eignung einzuschätzen, Gespräche zu führen und Sie bei Interesse im Bewerbungsprozess zu begleiten.

Rechtsgrundlage für die erste Ansprache ist unser berechtigtes Interesse, offene Stellen mit geeigneten Fachkräften zu besetzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sobald Sie Interesse an einer Stelle zeigen oder sich bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Sie im Bewerbungsprozess zu begleiten und Stellen unserer Kunden zu besetzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Aufnahme in einen Kandidatenpool für künftige Stellen holen wir Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Weitergabe an Unternehmen

Ihr Profil und Ihre Unterlagen geben wir an ein suchendes Unternehmen nur mit Ihrer Einwilligung weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die wir vor jeder Vorstellung bei einem bestimmten Unternehmen einholen. Das Unternehmen verarbeitet Ihre Daten anschließend als eigener Verantwortlicher für sein Auswahlverfahren.

5. Wo Ihre Daten gespeichert werden

Wir speichern Ihre Daten in unserer Recruiting-Software, in Microsoft 365 (Outlook) und auf unserem Server. Unsere Recruiting-Software wird auf der Plattform der Base44, Inc. in den USA betrieben; Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Microsoft 365 nutzen wir mit Datenspeicherung in der Europäischen Union; soweit im Einzelfall Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist. Unser Server wird bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage an info@haven-port.com.

6. Speicherdauer

Haben Sie auf unsere Ansprache nicht reagiert oder kein Interesse gezeigt, löschen wir Ihre Daten spätestens drei Monate nach der ersten Ansprache. Im Übrigen löschen wir Ihre Daten sechs Monate nach Mitteilung einer Absage beziehungsweise nach Abschluss des Verfahrens. Diese Frist dient der Abwehr möglicher Ansprüche und der Unterstützung unserer Kunden bei Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG; Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Haben Sie in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool eingewilligt, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf, längstens jedoch zwei Jahre nach dem letzten Kontakt. Angaben, die wir für die Abrechnung mit unseren Kunden benötigen, bewahren wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 257 HGB und § 147 AO bis zu zehn Jahre auf.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne Ihre Angaben können wir Sie jedoch nicht für Stellen berücksichtigen.

9. Keine automatisierte Entscheidung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Über die Vorstellung bei einem Unternehmen entscheiden bei uns Menschen.

Allgemeine Informationen zum Datenschutz auf unserer Website finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.